株式会社ハワイ報知社　個人情報取扱規程

株式会社ハワイ報知社（以下、「当社」という。）は、当社が定めるプライバシーポリシー等（以下、「本方針」という。）に基づき、個人情報取扱規程（以下、「本規程」という。）を定める。

（目的）
第1条　本規程は、本方針、個人情報の保護に関する法律（以下、「個人情報保護法」という。）その他関連法令に基づき、当社が取り扱う個人情報の保護、利用等について適正に行うことを目的とする。

（定義）

第2条　本規程における各用語の定義は次のとおりとする。
　一「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）であって、個人識別符号を含む。
　二「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報について電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして、個人情報の保護に関する法律施行令（以下、「個人情報保護法施行令」という。）で定めるものをいう。
　三「個人情報ファイル」とは、個人情報データベース等であって、行政機関および独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
　四「保有個人データ」とは、当社が開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして個人情報保護法施行令で定めるものまたは6か月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。
　五「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

（適用の対象）
第3条　本規程は、当社の役員、社員および使用人に適用する。

（適用の範囲）
第4条　本規程は、当社が取り扱う事業および当社に係る個人情報に適用する。

（管理体制）
第5条　代表取締役の指名に基づき、個人情報扱担当責任者が前条に関する個人情報の管理および適正な取り扱いにつき責任を有するものとする。

（個人情報の取得）
第6条　個人情報の取得は、適法かつ公正な方法により行う。
2　本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取り扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる要配慮個人情報は法律に定めるほか、あらかじめ本人の同意を得ないで取得してはならない。

（利用目的の特定）
第7条　当社が個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定する。
2　前項の利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えないものとし、変更した利用目的について本人に通知し、または公表する。
3　契約書その他の書面で本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に対してその利用目的を明示する。

（第三者からの受け入れ）
第8条　当法人が第三者から個人データの提供を受ける場合は、個人情報保護委員会規則（以下、「規則」という。）で定める事項を確認し、記録の作成を行い、規則で定める期間保存する。

（正確性の確保等）
第9条　当法人は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保ち、利用する必要がなくなったときは、遅滞なく消去するよう努める。

（利用・第三者提供）
第10条　個人情報の利用は、第7条に定める目的の範囲内で行うものとし、第三者に提供する場合はあらかじめ本人の同意を得ることを必要とし、規則で定める事項の記録を作成し、規則で定める期間保存する。
2　外国にある第三者（規則で定める水準、基準にある者を除く）に提供する場合は、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。
3　前各項の規定は、次の各号に掲げる場合を除く。
　一　法令に基づく場合
　二　本人または第三者の生命、身体、財産の保護のために必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
　三　国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障をおよぼすおそれがあるとき。
4　本人の求めに応じて個人データの第三者への提供を停止するオプトアウト方式を採用している場合であって、次に掲げる事項について規則で定めるところにより、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、当該個人データを第三者に提供することができるものとする。
　一　第三者への提供を利用目的とすること。
　二　第三者に提供される個人データの項目
　三　第三者への提供の方法
　四　本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
　五　本人の求めを受け付ける方法
5　次に掲げる場合、個人データの提供を受ける者は、第三者には該当しない。
　一　当社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取り扱いの全部または一部を委託することに伴って当該個人データを提供する場合
　二　合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データを提供する場合
　三　特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨ならびに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的および当該個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
6　第3項および第5項以外の前各項の規定は要配慮個人情報を除く。

（安全管理措置）
第11条　当社は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じるものとする。
2　第9条に定める消去に当っては、書類等については焼却、溶解またはシュレッダー等による復元不可能な手段を用いるものとし、機器および電子媒体等については再生不能な状態にして廃棄処分しなければならない。
3　当社は、個人情報を取り扱う者または取り扱いの全部または一部を委託する場合の受託者に対し、必要かつ適切な監督を行うものとする。

（個人情報の開示）
第12条　本人は、当該本人が識別される保有個人データについて開示を請求することができ、当社は、その請求を受けたときは、次条に定める手続きおよび方法により遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認したうえで、当該本人が開示を求めてきた範囲内で開示に応じるものとする。ただし、次に掲げる事由に該当する場合は、当該開示請求の全部または一部を開示しないことができるものとし、請求者に対して開示しないこと、およびその理由を説明する。
　一　本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
　二　当法人の業務の適正な実施に著しい支障をおよぼすおそれがある場合
　三　他の法令に違反することとなる場合

（開示の手順）
第13条　前条に基づき本人またはその代理人から当該本人が識別される個人情報に係る保有個人データについて開示請求があった場合は次の手順で応じることとする。
　一　受付時の確認
　　イ　請求者の氏名・住所・電話番号、請求年月日、請求に関する個人情報の内容が記載された書面による請求であること。
　　ロ　手数料（1件につき郵送は500円、来社は同300円）の負担について事前に告知し、かつ請求者が応諾していること。
　　ハ　請求者および代理人の確認
　　　ⅰ郵送の場合
　　　　本人の氏名・住所が記載された公的証明書（個人番号カード（表面）、運転免許証、健康保険の被保険者証、パスポート、外国人登録証明書、年金手帳等）の中から2種類を選び、そのコピーを同封すること。
　　　ⅱ来社の場合
　　　　本人を確認できる写真の付いた公的証明書（個人番号カード（表面）、運転免許証、パスポート等）またはそのコピーの提示
　　　ⅲ代理人の場合
　　　　本人および代理人の上記確認書類等に加えて、代理であることを示す書類（未成年者または成年被後見人の法定代理人であることを証明する書類または本人からの委任状）の提出 　二　開示の可否の決定
　　当社は、次の各号の定めを検討し、開示の可否を決定する。
　　イ　請求された個人情報の存在
　　ロ　前号の個人情報が存在する場合に保有個人データに該当するかどうか。
　　ハ　第12条ただし書きに掲げる事由に該当するかどうか。
　三　不開示の場合の対応
　　前号に基づき、保有個人データの全部または一部を開示しない決定をしたときは、請求者に対し遅滞なくその旨を通知し、その理由についても説明するよう努めるものとする。

（訂正等）
第14条　当社は、開示の結果、本人が識別される保有個人データの内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加または削除（以下、「訂正等」という。）を求められた場合は、次条に定める手続きおよび方法により遅滞なくこれに応じたうえでその旨および内容を本人に通知し、応じない場合等には、その理由および根拠等について説明するものとする。

（訂正等の手順）
第15条　前条に基づく手順は次のとおりとする。
　一　当該請求者に対し、訂正等を要求する内容を証明する資料の提出を求める。
　二　当社は、提出された資料に基づき、利用目的の達成に必要な範囲内で遅滞なく調査を行い、訂正等に応じるかどうかを判断する。
　三　前号の結果については、遅滞なく当該請求者に対して書面にて、郵送またはこれに代る手段により通知する。

（利用停止等）
第16条　当社は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが、本人の同意なく、もしくは利用目的の範囲を超え、または適正な手段での取得でないこと、または番号法第19条の規定に違反して第三者に提供されていることを理由として、当該保有個人データの利用の停止、消去または第三者提供の停止（以下、「利用停止等」という。）を求められた場合は、第14条および前条の定めを準用するものとする。ただし、利用停止等に多額の費用を要する場合その他利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するために必要な訂正等に代る措置をとるときは、この限りではない。
（苦情処理）
第17条　当社は、個人情報の取り扱いに関する苦情を受け付けた場合は、業務執行理事を中心に適切かつ迅速に処理するものとする。

（漏えい対処）
第18条　個人情報の漏えいの事実があったとき、または漏えいのおそれを把握したときは、直ちに当社の機関を通じて問題の対処、再発防止等にあたるとともに、主務大臣等に報告するものとする。

附則
第1条　本規程は、平成29年1月11日から施行する。